Hvert år velges beboere inn i valgkomiteen i borettslag og sameier. Mange som påtar seg rollen har begrenset kunnskap om hva oppgaven innebærer. For å gjøre arbeidet enklere har PHM Forvaltning samlet nyttig informasjon om valgkomiteens rolle og arbeidsprosess.
Hvorfor valgkomité
Beboerne i et borettslag eller sameie velger et styre som skal representere fellesskapet og ivareta boligselskapets interesser. Et godt styre er avgjørende for god drift, økonomistyring og utvikling av boligselskapet.
Valgkomiteens oppgave er å bidra til at generalforsamlingen eller årsmøtet får et godt grunnlag for å velge et kompetent og balansert styre. Dette gjøres gjennom å identifisere, vurdere og anbefale kandidater til styreverv.
Valgkomiteens rolle
Det finnes ingen detaljerte lover eller forskrifter som regulerer hvordan en valgkomité skal arbeide i borettslag og sameier. Derfor er det opp til hvert boligselskap å fastsette egne retningslinjer for arbeidet.
Retningslinjene kan fastsettes gjennom:
- vedtektene i boligselskapet
- en egen instruks for valgkomiteen, vedtatt av generalforsamlingen eller årsmøtet
Valgkomiteens hovedoppgave er å bistå generalforsamlingen eller årsmøtet med å foreslå kandidater til styret. Dette innebærer å kartlegge kompetansebehov, rekruttere kandidater og gi en begrunnet innstilling til valget.
Regulering av valgkomitéen
Hvordan valgkomiteen skal arbeide bestemmes av boligselskapet selv. Dette kan reguleres gjennom:
- vedtekter
- en egen instruks eller retningslinje godkjent av generalforsamlingen
Klare rammer gjør arbeidet mer forutsigbart og bidrar til en mer profesjonell valgprosess.
En kort guide for valgkomiteen:
Planleggingsmøte
Intern konstituering, etablere rutiner, og lage en plan.
Kartlegging
Få oversikt over potensielle kandidater og gjennomgå kompetansen.
Kandidatsøk og rekruttering
Bruk gjerne styreportal eller dugnaden for å melde fra at man har behov for kandidater, og bli kjent med kandidater gjennom egne samtaler og mindre intervjuer.
Innstilling
Vurdere kandidater opp mot behovet, og sende enstemmig innstilling til generalforsamlingen.
Valg
Presentere innstillingen på generalforsamlingen/årsmøtet, ha separate avstemninger for styreleder og styremedlemmer.
Avslutning
Etter valget møtes valgkomiteen for å evaluere prosessen og gi innspill til neste periode, sikre kontinuitet og forbedring av valgkomiteens arbeid.
Mangler dere interne kandidater eller spesialkompetanse i styret?
I noen tilfeller kan det være vanskelig å finne kandidater blant beboerne, eller styret kan ha behov for spesifikk kompetanse. Da kan det være aktuelt å vurdere ekstern styrekompetanse eller få bistand i rekrutteringsprosessen.
